Wie kann man wichtige Projektinformationen zentral verfügbar machen?
Ein Lösungsansatz ist das Projektportal, das die zentrale Ablage von Informationen ermöglicht. So können Dokumente, Protokolle, aber auch Informationen aus Drittsystemen wie z.B. aus einem Ticket-System oder Versionsverwaltungssystem integriert werden. Durch einen bedarfsorientierten, rollenbasierten Zugriff lassen sich auch „interne" Diskussionen über diese Plattform abzuwickeln. Gleichzeitig ermöglicht die Plattform allen Projektbeteiligten – Kunden, Mitarbeitern, Projektleitern – sich zu informieren, Dokumente abzulegen, gemeinsam Informationen zu erarbeiten und so einen wertvollen Wissensspeicher zu erarbeiten. Ein Projektportal erlaubt es, relevante und aktuelle Dokumente schneller zu finden und so Anrufe und Meetings zu reduzieren.
Ein Projektportal schafft aber auch für den Kunden eine Rundum-Transparenz: er kann sich ein eigenes Bild über den aktuellen Stand der Entwicklung zu machen. Welche Tickets werden bearbeitet, welche sind bereits gelöst? Im Projektportal stehen immer die aktuellsten Informationen. So auch der Projektplan oder der Bericht vom letzten Projektleitungsausschuss. Das Suchen in E-Mails wird überflüssig, da Informationen schneller gefunden werden können. Der Kunde erhält einen klar definierten Informationskanal. Er fühlt sich besser aufgehoben und ist in der Lage, sich selbst zu informieren.
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